A organização de aquivos físicos é um cuidado que deve existir em qualquer escritório, independente do porte. Ele ajuda a evitar o acúmulo de papéis, facilitando o acesso à informações e gerando segurança contra extravios e perdas que podem prejudicar as rotinas do negócio. Na medida em que as empresas vão crescendo, aumenta o fluxo de documentos em papéis que, por sua vez, precisam ser organizados e armazenados da melhor maneira possível, para garantir que todos os dados estratégicos e importantes do seu negócio estejam de fácil acesso, tanto para consultas internas quanto para possíveis compromissos fiscais.
A verdade é que quanto mais organização existe na empresa, mais produtiva a rotina fica, uma vez que não é necessário destinar muitos esforços na busca por documentos. Além disso, essa organização bem feita também evita a possíveis perdas dos arquivos, o que poderia afetar no dia a dia dos negócios.
Com tantas tarefas, uma rotina corrida e sem um padrão de organização de documentos, fica difícil lembrar onde foi guardado um arquivo de dois anos atrás. Quando arquivos físicos estão organizados, o setor de RH consegue encontrar informações de colaboradores com rapidez, os contadores encontram sem problemas dados para realizar contabilidade e secretário de escolas acessam de modo ágil as fichas cadastrais dos alunos por exemplo.
A gestão de arquivos físicos é algo diretamente relacionado ao aumento da produtividade no negócio. Antes de adquirir um arquivo de fichas, entenda aprioridade que cada arquivo do seu escritório seja dividido em prioridades. Isso quer dizer que, crie várias segmentações para que seu precioso tempo seja poupado.
Padronize o arquivo morto, isso quer dizer que não adianta nada separar os documentos, mas não aplicar essa separação na prática, por isso tenha essa categorização como um guia e padronize a disposição dos arquivos no seu arquivo morto. Além disso, criar uma estrutura que permite a fácil identificação dos arquivos e também pode ser bastante útil.
Assim tenha mais controle sobre seus arquivos, assim você terá uma visão de quais informações estão sendo utilizados, por quem, quais as versões mais atuais, e assim por diante. Assim, o que real importa é que você tenha um padrão nas informações e que elas ajudem você a armazenar de forma inteligente os arquivos, mas, mais do que isso, a encontrar mais facilmente os arquivos da sua empresa.
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